Jak vydělat na implementaci ERP systému

Řada firem vnímá implementaci podnikového informačního systému jako „nutné zlo“, které je nezbytné akceptovat, aby firma vůbec mohla při své velikosti řádně fungovat a obsluhovat zákazníky. Jenže podnikový informační systém si na sebe umí i vydělat a my vám poradíme jak.

Kudy vede cesta

Existují v zásadě dvě cesty, jak si na sebe může ERP systém vydělat. Buď vám může přinést nárůst tržeb (se ziskovou marží), kdy se vám investice do ERP systému doslova zaplatí, nebo může uspořit provozní náklady, kdy se systém „zaplatí“ z uspořených peněz. U dobře provedené implementace, kterou vedení využije k provedení systémových změn a nastavení procesů uvnitř firmy, obvykle nastane obojí. Svým způsobem třetím druhem přínosů je pak uvolnění „zbytečně“ vázaného cash flow. Pojďme se ale na jednotlivé oblasti podívat blíž.

Nárůst tržeb

K nárůstu tržeb může díky ERP systému dojít z následujících důvodů:

• Lepší vytěžení stávajících dat může vést k tomu, že firma bude flexibilněji reagovat na změny na trhu, dokáže rychleji promítnout do cenových nabídek nárůst poptávky či zaměří své produkty na prodeje v lokalitách, kde je po nich větší poptávka. Typicky v retailu to pak znamená, že firma s více prodejnami dokáže skladové zásoby redistribuovat tam, kde je po daných typech zboží vyšší poptávka.
• Nové možnosti analýzy dat přicházejí díky tomu, že nový systém začne sbírat data, která se dříve nesbírala nebo se vyhodnocovala složitě ručně, takže ve skutečnosti téměř vůbec a/nebo se značnými chybami a zpožděním. Typicky se může jednat o zavedení přesného přidělování nákladů k jednotlivým produktům, procesům i nákladovým střediskům. Znalost těchto dat pak managementu umožní soustředit se na ty produkty, které mají nejvyšší marže, a ve střednědobém až dlouhodobém horizontu cíleně a efektivně investovat do tzv. dojných krav. Ruku v ruce s tím jde samozřejmě i pokles nákladů, protože firma při detailní analýze daného produktu může některé s ním související procesy, jež jsou pro firmu příliš nákladné, třeba outsourcovat (lakování, servis, logistiku apod.). Samostatnou kapitolou je pak zkrácení životního cyklu výrobků a rychlejší inovace. Ty umožňují firmám předběhnout konkurenci a ukrojit si větší díl tržního koláče.
• Zvýšení produktivity se týká jak práce lidí, tak práce strojů. Zatímco u lidí je nárůstu produktivity práce dosaženo zejména díky procesní analýze, kdy dojde k optimalizaci a automatizaci procesů, u produktivity strojů jde tento benefit obvykle za kapacitním plánováním. To umožňuje efektivněji využít zdroje, které má firma k dispozici, a třeba i nabídnout část kapacit některých strojů pro externí zakázky (lakovací linku, řezací stroje apod.).
• Zkrácení průběžné doby výroby u výrobních podniků a střední doby obsluhy u firem ve službách s nulovými dodatečnými investicemi je velice častým přínosem. Firma se stejnými výrobními prostředky a personálními kapacitami díky optimalizaci a automatizaci procesů (a díky kapacitnímu plánování výroby) dokáže rázem obsloužit větší množství zakázek či zákazníků. To vytváří samozřejmě prostor pro navýšení tržeb, respektive nárůst průměrné marže na produktech a službách, protože se jedná o dodatečnou výrobu čistě za variabilní náklady.

Jak ale vidíte, všechny tyto přínosy vyžadují aktivní přístup managementu a aktivní implementaci dodatečných změn. Podnikový informační systém je pouze nástroj, který umožní jejich vznik. Je jen na vedení firmy, jestli tento nástroj, do něhož investovala nemalé prostředky, bude chtít a umět využít.

Své o tom ví třeba společnost 2N Telekomunikace. „Práce se systémem HELIOS Green nám umožňuje flexibilně měnit postupy ve výrobě. Za přínos také pokládáme velice snadné získávání dat ze systému pro naše strategické rozhodování,“ řekl Martin Šusta, ředitel IT. „ERP systém HELIOS Orange nám nejen pomáhá denně řešit operativu u velkého množství obchodních případů, ale je nám nápomocen i při implementaci strategických rozhodnutí ohledně inovace našich produktů,“ uvádí zase Jan Kučera mladší, ředitel společnosti Bohemia Cargo.

Snížení provozních nákladů

Na nákladové straně bývají přínosy mnohem častěji. Je to proto, že všechna potřebná rozhodnutí, která jim dají průchod, musí být provedena už během implementace systému. Po ostrém startu se už „jen stanou“.

• Snížení personálních nákladů je vůbec nejčastější úsporou, kterou systém přináší. Díky optimalizaci a automatizaci procesů v řadě firem odpadají brigádníci, přesčasy a někdy je možné propustit i vlastní zaměstnance. To se týká zejména administrativních pozic, kde zaměstnanci měli za úkol ruční přepisy dat a ruční přípravy reportů, které profesionální podnikový informační systém díky integracím, náhradě Excelů či více systémů zvládá již plně automaticky. Firma však samozřejmě nemusí všechny zaměstnance z již nepotřebných pracovních pozic propustit. Může je přeškolit a využít pro analýzu dat a hledání nových příležitostí, jak a kde zvyšovat tržby.
• Uvolnění kapacit klíčových pracovníků bývá dalším častým přínosem nasazení profesionálního podnikového informačního systému. Zejména střední a vyšší management se pak může soustředit na manažerskou práci místo na ruční zpracování dat.
• Snížení nákladů na pronájmy se týká zejména firem, které pronajímají externí skladovací kapacity. Protože dnes téměř každá implementace obsahuje optimalizaci řízení zásob a „zeštíhlení“ výroby (ve smyslu lean manufacturingu), obvykle obratem dochází i ke snížení nároků firmy na výrobní a zejména skladovací prostory.

„Každý proces, který vede ve firmě ke zjednodušení práce a činností, je vítaný. Proto vnímám systémy HELIOS Orange i Energo jako dobré pomocníky, kteří mi šetří zejména čas,“ cení si právě časových úspor Lukáš Dobeš, ředitel úseku pro správu ve společnosti ČEZ Energo.

Uvolnění cash flow

Asi nejzajímavějším a mnohdy velmi nedoceněným přínosem je uvolnění cash flow. Díky tomu je možné snížit úvěrové zatížení firmy (a ušetřit na úrocích) či vyvázat vlastní kapitál z firmy ven a rozdělit ho zpět mezi vlastníky. Proč k tomuto uvolnění cash flow dochází?

Onou příčinou je trvalé snížení stavu zásob díky provedení ABC neboli Paretovy analýzy, a to až o desítky procent během prvních měsíců od nasazení ERP systému. Zejména ve větších výrobních podnicích s více sklady a mezisklady. V zásobách přitom především výrobní podniky mívají sanovánu většinu svých pasiv.

Výjimečně může dojít také k tomu, že firma výrazně sníží nároky na své prostory – typicky díky trvalému poklesu stavu zásob či zrušení ztrátových částí výroby. Tím pádem může prodat (či pronajmout) některé své výrobní prostory. To se týká hlavně velkých výrobních podniků.

Vydělejte na svém ERP systému

Pokud budete investici do ERP systému vnímat nejen jako investici do nástroje, který má firmu „podržet“ v dalším rozvoji a růstu, ale který jí otevře zcela nové obzory, a budete připraveni přijímat potřebná manažerská rozhodnutí, může se vám několikanásobně vyplatit. Každý podnikový informační systém je však pouhým nástrojem a je jen na vás, jak ho budete umět použít. Přitom zkušený implementační tým na straně dodavatele vám právě tohle dokáže zajistit.